Transfer und Ablage? Sicher.
Sorgen Sie für Sicherheit in Ihrem Unternehmen: Speichern und versenden Sie große und sensible Datenmengen mit FolderFlex, dem vielseitigen Dateimanagement-Tool.

Sicherheit wird bei FolderFlex großgeschrieben

SICHERE DATENSPEICHERUNG IN DEUTSCHLAND

FolderFlex läuft auf ausfallsicheren Computern in einem großem, deutschen Rechenzentrum. Im Rechenzentrum bieten vollklimatisierte Sicherheitsräume Schutz vor Gas, Wasser und Feuer. Spezielle Tür- und Schließsysteme, ausgebildetes Personal und Kameras schützen vor Einbrüchen.
Alle Daten sind auf gespiegelten Festplatten untergebracht und werden täglich gesichert. Die Sicherungen kopieren wir zusätzlich an einen zweiten Standort.

 

ZERTIFIZIERTES SYSTEM

Als Rechenzentrumsbetreiber für FolderFlex haben wir ein Bundesdatenschutzgesetz konformes Managementsystem zum Datenschutz eingeführt und wenden dieses an. Durch ein Audit wurde der Nachweis erbracht, dass die Forderungen der DZ-DSSVO der DESAG Zert GmbH erfüllt werden. Hierbei wurden nicht nur technische Systeme, sondern auch alle beteiligten Prozesse geprüft um maximalen Schutz für Sie und Ihre Daten zu gewährleisten.

 

MAXIMALER PASSWORTSCHUTZ

Passwörter werden in einer nicht rückführbaren Form abgespeichert und zusätzlich mit einer zufälligen Zeichenfolge (Salt) ergänzt. Da die Übertragung immer per SSL verschlüsselt ist, kann das Passwort sowie alle anderen Nutzereingaben nur durch den Eigentümer selbst ausgelesen werden.

  • Die Anwendung zählt fehlerhafte Anmeldungen und sperrt einen Benutzer sofort, wenn die vom Administrator festgelegte Anzahl an Fehlversuchen überschritten wurde.
  • Passwörter können nur vom Benutzer selbst geändert werden. Administratoren haben zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf persönliche Daten eines Nutzers.
  • Jede Datei, die an den Benutzer ausgegeben werden soll, wird einzeln geprüft und nur bei Berechtigung für die Datei auch zurückgegeben.

 

SICHERE DATENÜBERMITTLUNG

Die Systemkommunikation findet zu jedem Zeitpunkt ausschließlich in verschlüsselter Form (https) statt.

  • FolderFlex verwendet EV SSL Zertifikate. EV Zertifikate werden nur an Firmen ausgegeben, welche explizit verifiziert wurden. Sie erkennen das EV Zertifikat an der Hintergrundfarbe im Adressfeld Ihres Browsers.
  • Durch zusätzliche Web-Application-Firewall-Systeme verfügt das Gesamtsystem über ein weiteres Schutzschild gegen Angriff aus dem Netz.
  • Die FolderFlex Systemumgebungen unterliegen einem Monitoring durch unseren Service Desk. Leistungsdaten werden überwacht und aufgezeichnet, um die Gesamtperformance und Sicherheit des Systems zu gewährleisten.

 

SICHERE DATENSPEICHERUNG

Alle Anwendungsdaten und an die Anwendung übergebenen Dateien, inclusive Metadaten, werden verschlüsselt abgelegt und gespeichert und sind somit gegen unbefugte Nutzung zusätzlich geschützt.

  • Zur Verschlüsselung wird kein Systemschlüssel benutzt, vielmehr wird jeder Datensatz mit einem eigenen Schlüssel codiert und abgelegt.
  • Dies geschieht mit einer AES-256 Verschlüsselung.
  • Keine dieser Schlüssel sind dem Betreiber der Cloud oder der Anwendung zugänglich.

ALLGEMEINE FRAGEN

Was benötige ich für die Benutzung des Systems?

  • Um das System benutzen zu können, benötigen Sie einen aktuellen Internet Browser Ihrer Wahl.
  • Der Browser sollte JavaScript aktiviert haben, um das System in vollem Umfang benutzen zu können.

Wo kann ich meine persönliche Daten ändern?

Wählen Sie im Reitermenü „Profil“ aus. Dort können Sie Systemeinstellungen vornehmen, persönliche Daten ändern und Ihr Adressbuch verwalten.

Wo kann ich die Sprache ändern?

Wählen Sie im Reitermenü „Profil“ den Punkt „Einstellungen“. Dort finden Sie die Spracheinstellungen.

Wie kann ich das Aussehen von FolderFlex ändern?

Wählen Sie im Reiter „Profil“ „Einstellungen“ aus, dort können Sie ein Thema auswählen und dieses anschließend als Standardthema speichern.

Wie kann ich meinen Browser Cache löschen?

Eine englische Anleitung für das Löschen des Browser-Caches finden Sie hier:  http://www.wikihow.com/Clear-Your-Browser's-Cache

Wo finde ich meine FolderFlex Downloads?

Den Download Ihrer ausgewählten Dateien übernimmt Ihre benutzte Browseranwendung. Je nach Anwendung werden Ihre Dateien in unterschiedlichen Verzeichnissen abgelegt.
Eine englische Anleitung für das Einstellen des Downloadverzeichnis finden Sie hier:  http://www.wikihow.com/Choose-Where-a-Download-is-Saved

OS X Archivierungsprogramm unterstützt kein streamed ZIP

Unser System verarbeitet Dateien als Stream, da dies schneller, sicherer und damit effizienter ist. Auch für das Erstellen von Zip Dateien, die mehrere Dateien enthalten, werden Stream basierende ZIPs (streamed ZIP) erstellt. Dies ist seit 1993 Bestandteil des ZIP-Standards, wird aber leider von dem in OS X ausgelieferten “Archivierungsprogramm" nicht unterstützt.

Dadurch kommt es zu folgender Fehlermeldung:„DirekDownload.zip“ konnte nicht in „Downloads“ entpackt werden. (Fehler 2 – Es existiert keine Datei und kein Ordner)

Das Archiv ist in Takt und kann mit allen anderen ZIP-Programmen, die den Standard abbilden, entpackt werden.

Daher empfehlen wir Ihnen unter OS X die Verwendung eines der folgenden Programme: Keka, BetterZip, The Unarchiver oder Unrar.

FRAGEN ZUM LOGIN UND ZUR KONTOHANDHABUNG

Wie melde ich mich an (Login)?

Wenn Sie die FolderFlex-Startseite aufrufen, finden Sie ein Anmelde-Formular, in dem Sie Ihre E-Mail-Adresse und Passwort angeben können, um sich anzumelden.

Wie kann ich Mitglied einer Gruppe werden?

Sie müssen für die gewünschte Gruppe über Administrationsrechte verfügen um sich oder anderen Nutzern Zugriff zu gewähren. Ist dies der Fall, wählen Sie im Reitermenü „Admin“. Klicken Sie auf das Symbol für Gruppen. Dort können Sie Ihren Benutzernamen der gewünschte Gruppe zuweisen. Anderenfalls wenden Sie sich bitte an Ihren FolderFlex-Administrator.

Ich habe mein Passwort vergessen, was kann ich tun?

Auf der Startseite des Systems gibt es ein Link „Passwort vergessen“. Dort können Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben. Per Email werden Sie durch die nächsten Schritte geführt um Ihr neues Passwort zu vergeben. Bitte beachten Sie, dass FolderFlex Ihnen mindestens eine E-Mail zusendet, auf die Sie möglichst zeitnah reagieren sollten.

Wie kann ich einen neuen Benutzer registrieren?

Sie müssen über Administrationsrechte verfügen um neuen Nutzern Zugriff zu gewähren. Ist dies der Fall, wählen Sie im Reitermenü „Admin“ den Punkt "Benutzer". Anderenfalls wenden Sie sich bitte an Ihren FolderFlex-Administrator.

Wie berechnet sich der belegte Speicherplatz?

Berechnet wird nur der tatsächlich belegter Speicherplatz Ihres Mandanaten. Hierbei werden alle Dateien der Privat-, Gruppen- und Öffentlich- Bereiche, sowie Mülleimer und alle aktiven Direct Downloads berücksichtigt. Bei Erstellung eines Direct Downloads erfolgt die Berechnung wie folgt:

  • Ein Direct Download auf eine einzelne Datei, die zusätzlich noch im Ordner oder Mülleimer vorhanden ist, wird nur einmal berechnet.
  • Ein Direct Download der mehrere Dateien beinhaltet, erzeugt jeweils eine gepackte Archiv-Datei. Diese wird solange mit Ihrer Größe berechnet, bis sie nicht mehr im DDL-Manager sichtbar ist. 14 Tage nach Ablauf des Gültigkeitsdatums wird ein DDL automatisch gelöscht. Manuell kann ein DDL jederzeit innerhalb des DDL-Managers gelöscht werden.

FRAGEN ZUR DOKUMENTENABLAGE

Welcher Bereich ist für was im System?

FolderFlex ist ein einfach strukturiertes System und in folgende Bereiche aufgeteilt:

  • Reitermenü, mit den wichtigsten Funktionen von FolderFlex (Datenverwaltung, Profil, Admin, Hilfe, Abmelden).
  • Kontextmenü, in dem alle Datei-Operationen aufgelistet sind. Dieses Kontextmenü erscheint, wenn Sie mit der Maus einen Rechtsklick im Dateibereich machen oder unterhalb des Reitermenüs auf das Kontextmenü-Symbol klicken.
  • Optionsleiste, in der Sie die Datei-Ansicht zwischen Symbolen und Liste ändern, sowie alle Dateien auswählen oder die Auswahl wieder aufheben können.
  • Ordner-Navigation, befindet sich rechts neben der Optionsleiste. Mit Hilfe der Ordner-Navigation können Sie die Firma wechseln, in deren Dateisystem Sie arbeiten möchten. Sie haben Symbole für Ihren privaten Ordner, die Gruppen-Ordner und den Allgemein-Ordner. Außerdem gibt es ein Symbol für Neue Dateien und ein Symbol für den Papierkorb. So können Sie sich durch die Ordnerstrukturen in FolderFlex navigieren.

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Wie erstelle ich einen Ordner?

  • Wählen Sie im Kontextmenü „Ordner anlegen“.
  • Ein Dialog erscheint, in dem Sie den gewünschten Ordner Namen eingeben können.
  • Bestätigen Sie mit „Anlegen“ oder durch Drücken der ENTER-Taste.
  • Um einen weiteren Ordner anzulegen, geben Sie einen weiteren neuen Namen ein.
  • Klicken Sie auf das Rote „X“ rechts oben im Dialog, um das Ordner-Anlegen zu beenden.

Wie erstelle ich einen Bilderkatalog?

FolderFlex generiert eine PDF-Datei, in der Sie eine Vorschau aller Ihrer ausgewählten Bilder mit Dateinamen sehen können.

  • Markieren Sie die Bilddateien und/oder Ordner, die Sie im Bilderkatalog abgebildet haben möchten.
  • Wählen Sie im Kontextmenü „Bilderkatalog“ erstellen.

Gibt es ein Upload-Limit?

In FolderFlex ist das Upload-Limit auf 200 Gigabyte gesetzt. Dieses Limit kann auf Wunsch angepasst werden.

Gibt es ein Download-Limit?

Ein Download-Limit gibt es nicht. Lediglich der Direkt-Download kann in seiner Lebenszeit und der maximal erlaubten Downloadzahl eingeschränkt werden.

FRAGEN ZUM SICHEREN DATEIVERSAND

Was ist der Unterschied zwischen einer Benachrichtigung und eines Direkt-Download-Links

Eine Benachrichtigung richtet sich an interne FolderFlex Benutzer und verschickt keine Daten sondern nur einen Link. Das System prüft hierbei ob der Adressat eine entsprechende Datenberechtigung besitzt.
Ein Direct-Download richtet sich an externe Benutzer die keine FolderFlex ID besitzen und stellt die ausgewählten Daten zum Download bereit.

Wie kann ich eine Benachrichtigung senden?

  • Wählen Sie die Datei(en) aus, über die Sie andere Personen benachrichtigen möchten.
  • Klicken sie im Kontextmenü „Benachrichtigung senden“.
  • Es erscheint ein Formular, in dem Sie E-Mail-Adressen der zu benachrichtigenden Personen eintragen können. Auch die Nachricht können Sie nach Belieben bearbeiten.
  • Sie haben die Möglichkeit, eine Kopie der Nachricht an sich selbst schicken zu lassen.
  • Klicken Sie auf „Senden“, um Ihre Nachricht zu verschicken.

Wie kann ich einen Direkt-Download verschicken?

  • Markieren Sie die entsprechende(n) Datei(en).
  • Wählen Sie aus dem Kontextmenü „Direkt-Download senden".
  • Es erscheint ein Dialog, in dem Sie die Lebenszeit des Links bestimmen, die maximale Anzahl der Downloads einstellen und ein Passwort setzen können.
  • Geben Sie bitte die E-Mail-Adresse(n) der zu benachrichtigenden Person(en) ein und die entsprechende Nachricht. Verschiedene E-Mail-Adressen trennen Sie bitte mit einem Komma.
  • Sie haben die Möglichkeit, eine Kopie der Nachricht an sich selbst schicken zu lassen.
  • Sie haben die Möglichkeit, sich per E-Mail benachrichtigen zu lassen, wenn die Datei heruntergeladen wurde.
  • Klicken Sie auf „Senden“, um Ihren Direkt-Download zu versenden.

FRAGEN ZUR MOBIL- UND DESKTOPINTEGRATION

Wirken sich Direkt-Download-Links auf den Speicherplatz aus?

Jeder DDL hat eine Gültigkeit die Sie als Benutzer einstellen können. FolderFlex hällt die DDL's bis 14 Tage über Gültigkeitsdatum hinaus für Sie bereit. Somit können Sie einen bereits abgelaufenen DDL wieder reaktivieren. 14 Tage nach Gültigkeitsdatum werden die DDL automatisch gelöscht.
Lange Gültigkeitsdauer bedeutet auch höherer Speicherbedarf, da Ihre Daten länger bereitgehalten werden müssen. Nicht mehr benötigte DDL können Sie auch jederzeit vorzeitig manuell löschen.

Was ist ein Dropfolder und wie benutze ich diesen?

Für jede in FolderFlex definierte Gruppe kann ein Dropfolder eingerichtet werden der über einen eindeutigen Link verfügt. Diesen können Sie nach Belieben Ihren Geschäftspartnern bereitstellen, damit Ihnen diese Daten auf einem sicheren und Bestätigtem Wege zukommen lassen. Alle Details zur Einrichtung und Konfiguration finden Sie in der FolderFlex Dokumentation.

Was ist ein Sharefolder und wie benutze ich diesen?

Für jede in FolderFlex definierte Gruppe kann ein Sharefolder eingerichtet werden der über einen eindeutigen Link verfügt. Diesen können Sie nach Belieben Ihren Geschäftspartnern mitteilen, die dann wiederkehrend von Ihnen bereitgestellte Daten in Empfang nehmen können. Alle Details zur Einrichtung und Konfiguration finden Sie in der FolderFlex Dokumentation.

Welche Apps kann ich auf mobilen Endgeräten einsetzen?

FolderFlex stellt eine WebDAV Schnittstelle zur Verfügung, die von sehr vielen Filesharing Apps auf allen gängigen Endgeräteplattformen unterstützt wird.
Je nach gewünschter Ausprägung können diese nur auf Daten Zugreifen, diese offline Bereitstellen oder auch Synchronisieren.
Die folgenden Apps wurden von uns getestet und arbeiten zuverlässig mit FolderFlex zusammen.

  • Apple iOS: Goodreader, Documents, Webdrive, Sophos Secure Workspace
  • Android: Foldersync, Webdrive, Sophos Secure Workspace

Wie greife ich von meinem PC Arbeitsplatz auf meine Daten zu?

FolderFlex stellt eine WebDAV Schnittstelle zur Verfügung, die es Ihnen von allen gängigen Betriebssystemplattformen ermöglicht auf Ihre Daten zuzugreifen.
Mit den Betriebssystemen OS X und Linux ist die native WebDAV Anbindung für ein stabiles Arbeiten mit FolderFlex geeignet. Im Microsoft Windows Umfeld empfehlen wir die folgenden Zusatzprodukte die auf dem PC Arbeitsplatz installiert werden:

  • BitKinex, Webdrive, Netdrive

Kann ich auch Daten synchronisieren?

FolderFlex stellt eine WebDAV Schnittstelle zur Verfügung. Je nach Plattform sind Anwendungen verfügbar die auch eine Synchronisation durchführen und somit definierte Datenbestände identisch halten.
Diese im Privatumfeld durchaus gängige Vorgehensweise halten wir im Businessumfeld für bedenklich, da ggf. sensible Daten auf viele Endgeräte verteilt werden können. Eine selektive Vorgehensweise ist hierbei anzuraten.

FRAGEN ZUR SICHERHEIT

Nach einem gewissen Zeitraum muss ich mich neu anmelden?

Wenn Sie FolderFlex längere Zeit nicht benutzen, werden Sie aus Sicherheitsgründen automatisch ausgeloggt. Passiert dies, melden Sie sich bitte wieder auf der Startseite an.

Wie schützt FolderFlex meine Daten?

Als Rechenzentrumsbetreiber für FolderFlex, haben wir ein Bundesdatenschutzgesetz konformes Managementsystem zum Datenschutz eingeführt und wenden dieses an.

Durch ein Audit wurde der Nachweis erbracht, dass die Forderungen der DZ-DSSVO der DESAG Zert GmbH erfüllt werden. Hierbei wurden nicht nur technische Systeme, sondern auch alle beteiligten Prozesse geprüft um maximalen Schutz für Sie und Ihre Daten zu gewährleisten.

Wo werden meine Daten gespeichert?

Ihre Daten befinden sich auf ausfallsicheren Computern in einem großem, deutschen Rechenzentrum im Großraum Frankfurt am Main.
Vollklimatisierte Sicherheitsräume bieten Schutz vor Gas, Wasser und Feuer. Spezielle Tür- und Schließsysteme, ausgebildetes Personal und Kameras schützen vor Einbrüchen.

Sind alle Daten in FolderFlex verschlüsselt?

Die Datenübertragung vom Clientsystem zu FolderFlex findet zu jedem Zeitpunkt ausschließlich in verschlüsselter Form (https) statt.
FolderFlex verwendet EV SSL Zertifikate. EV Zertifikate werden nur an Firmen ausgegeben, welche explizit verifiziert wurden.
Sie erkennen das EV Zertifikat an der Hintergrundfarbe im Adressfeld Ihres Browsers.
Alle Anwendungsdaten und an die Anwendung übergebenen Dateien, inclusive Metadaten, werden verschlüsselt gespeichert und sind somit gegen unbefugte Nutzung zusätzlich geschützt. Dies geschieht mit einer AES-256 Verschlüsselung.
Über den technischen Schutz aller beteiligten Systeme hinaus, werden regelmäßige Auditierungen durch externe vertrauenswürdige Organisationen durchgeführt, um bestmöglichen Schutz für alle Systeme und Daten zu gewährleisten.